In deze functie als management ondersteuning ben jij het houvast voor de Groepsondernemingsraad (GOR) IJmuiden en zijn commissies. Je werkt nauw samen met de secretaris van de GOR en ondersteunt daarnaast het secretariaat van de Centrale Ondernemingsraad (COR), de Europese Ondernemingsraad (EOR) en waar nodig andere Ondernemings Raden (OR’en). Je ondersteunt zowel het bestuur als de leden en zorgt dat processen, afspraken en informatievoorziening soepel verlopen. 

Je werkt in een omgeving waarin onderwerpen kunnen wisselen en deadlines soms kort zijn. Jij brengt structuur aan en schakelt tussen plannen, uitwerken en afstemmen. Soms komen stukken laat binnen en moet je snel handelen. Je ondersteunt onder andere bij: 

• Organiseer en coördineer vergaderingen en bijeenkomsten van de GOR en haar commissies. Je verzorgt de volledige voorbereiding, waaronder agenda’s, vergaderstukken, reserveringen en deelnemerscommunicatie, zodat overleggen efficiënt en gestructureerd verlopen
• Notuleer vergaderingen en werk besluiten- en actielijsten zorgvuldig uit. Je bewaakt de voortgang van actiepunten en zorgt ervoor dat afspraken, verantwoordelijkheden en deadlines helder en actueel blijven voor alle betrokkenen
• Beheer je digitale dossiers in Teams en SharePoint. Alle informatie en documenten worden digitaal opgeslagen en het is belangrijk dat deze goed gedocumenteerd en opgeslagen worden.
• Ondersteun je het schrijven van nieuwsbrieven en interne communicatie. Je helpt bij het opstellen van communicatie en weet de hoofd van de bijzaken te scheiden. Denk ook aan brieven, notities, presentaties.
• Houd jij voortgang op deadlines, bewaak je de voorgang van lopende actiepunten. Je overzicht en weet precies welke zaken aandacht nodig hebben.
• Je begrijpt het belang van de vertrouwelijke informatie die de GOR behandelt.

Je organiseert je werk grotendeels zelfstandig en stelt dagelijks prioriteiten. Je werkt nauw samen met de secretaris en voorzitter van de GOR en met de secretariële ondersteuning van de COR en EOR.